disclaimers

Privacy statement

In dit Privacy statement staat beschreven hoe de Universiteit van Amsterdam jouw persoonsgegevens verwerkt. Dit Privacy statement heeft betrekking op persoonsgegevens die jij aan ons verstrekt of die wij via onze website(s) verkrijgen.

Ten behoeve van onze externe relatiegroep ‘de UvA-alumni’ hebben wij een separate privacy statement opgesteld. In het Alumni-Privacy statement wordt uitgelegd hoe en met welke doelen persoonsgegevens van de alumni van de Universiteit van Amsterdam worden verwerkt.

Wij kunnen dit Privacy statement van tijd tot tijd aanpassen. De laatste wijzigingen zijn doorgevoerd op 25 mei 2018.

1. Over de UvA

Het College van Bestuur van de UvA is voor de verwerkingen die in dit Privacy statement aan de orde komen de verantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (“AVG”). Dit houdt in dat College van Bestuur van de UvA (hierna: “UvA ”, “wij” of “ons”) beslist welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel dat gebeurt en op welke wijze. De UvA is verantwoordelijk voor een zorgvuldige en behoorlijke verwerking van jouw persoonsgegevens.

De UvA is gevestigd aan het Spui 21, 1012 WX te Amsterdam. Ons postadres is Postbus 19268, 1000 WX Amsterdam. Voor vragen kun je een e-mail sturen naar avg@uva.nl.

De UvA heeft een functionaris gegevensbescherming (“FG”) aangesteld. De contactgegevens van de FG zijn fg@uva.nl.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Dit Privacy statement geeft informatie over de verwerking van persoonsgegevens van aspirant-studenten, studenten, ouders van (aspirant-)studenten, deelnemers aan onderzoeken als de gegevens niet bij de betrokkenen zelf worden verkregen en bezoekers van onze websites. Onder ‘aspirant-studenten’ wordt verstaan een ieder die zich aanmeldt voor een van onze oriëntatieactiviteiten (zoals een open dag, workshop of studiekeuzetraject) en personen die zich al hebben ingeschreven voor een studie, maar nog niet met de studie zijn aangevangen. Daarbij kan gedacht worden aan contactgegevens, gegevens over het al dan niet volgen van een studie en klikgedrag. Ook plaatsen wij (indien nodig na jouw toestemming) cookies. Meer informatie daarover vind je in ons  Cookie statement.

Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens van (aspirant-)studenten:

  • naam, adres, woonplaats;
  • telefoonnummer, e-mailadres;
  • geboortedatum, geslacht;
  • bank- en betaalgegevens (eventueel van de ouders van (aspirant-)studenten);
  • studiekeuze, -voortgang en andere studiegerelateerde gegevens;
  • eventueel persoonlijke ervaringen in het geval van een consult bij een studieadviseur;
  • inloggegevens (zoals UvAnetID).

Wij verwerken onder meer de volgende persoonsgegevens van bezoekers van onze websites:

  • websitebezoek en klikgedrag;
  • IP-adres;
  • duur en tijdstip van het bezoek van de website;
  • gebruik van social media.

In het kader van (wetenschappelijk) onderzoek kunnen wij in aanvulling op bovenstaande persoonsgegevens per onderzoek aanvullende persoonsgegevens verwerken. De aard en omvang van de persoonsgegevens kunnen per onderzoek verschillen. Meer informatie daarover zal bij het betreffende onderzoek worden verstrekt.

3. Waarvoor verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens ten behoeve van onze dienstverlening, in het kader van onderwijs en onderzoek. Ook moeten wij voldoen aan wettelijke verplichtingen waarvoor wij jouw persoonsgegevens verwerken.

De door (aspirant-)studenten opgegeven persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • inschrijving voor onderwijsdoeleinden;
  • administratieve doeleinden, ten behoeve van het volgen van onderwijs en de daarvoor verschuldigde betalingen innen;
  • afhandeling van aangevraagde (studie)informatie of publicaties;
  • ondersteuning bij oriëntatie studiekeuze;
  • het beheren van studiegegevens en online diensten om de studie te begeleiden;
  • voorlichtingsdoeleinden;
  • het verstrekken van (nadere) informatievoorziening over actuele ontwikkelingen, congressen, seminars etc.;
  • verzenden (per e-mail) van nieuwsbrieven, uitnodigen voor (studenten)onderzoeken, informatie over je account, je studiestatus en overige (noodzakelijke) informatie vanuit de UvA;
  • voor het verzekeren van studenten.

De door bezoekers van onze websites opgegeven persoonsgegevens worden verwerkt voor de volgende doeleinden:

  • samenstellen gebruikersstatistieken;
  • beveiligen en verbeteren van onze websites; en
  • verbeteren van onze dienstverlening.

In het kader van (wetenschappelijk) onderzoek worden persoonsgegevens verwerkt voor het uitvoeren van het desbetreffende (wetenschappelijk) onderzoek. Meer informatie over de manier waarop persoonsgegevens worden verwerkt in het kader van (wetenschappelijk) onderzoek zal bij het desbetreffende onderzoek worden verstrekt.

4. Grondslag van de verwerking

Om jouw persoonsgegevens te mogen verwerken, moet de verwerking zijn gebaseerd op één van de grondslagen uit de AVG. In het geval van de UvA is dat – afhankelijk van de specifieke persoonsgegevens - op basis van een overeenkomst, een wettelijke verplichting, een gerechtvaardigd belang of toestemming. Indien jij bepaalde persoonsgegevens niet verstrekt, kan het zijn dat je geen onderwijs kunt volgen, onderzoek kan doen of niet alle functionaliteiten van de website kunt ervaren.

Overeenkomst: voor het uitvoeren van bepaalde overeenkomsten zullen wij persoonsgegevens moeten verwerken. Voorbeelden hiervan zijn het verwerken van persoonsgegevens in verband met het uitvoeren van een overeenkomst tussen de UvA en een contractstudent; en het verwerken van persoonsgegevens in verband met een machtiging voor het innen van collegegeld.

Wettelijke verplichtingen: op basis van onder meer de Wet op het hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek, Algemene wet bestuursrecht, Regeling bekostiging hoger onderwijs en wetenschappelijk onderzoek en fiscale wetgeving moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken (met name: bewaren of verstrekken).

Gerechtvaardigd belang: wij hebben er belang bij om bepaalde onderzoeken te kunnen uitvoeren, de kwaliteit van onderwijs te waarborgen en voorlichting te verschaffen. Op grond van deze belangen verwerken wij jouw persoonsgegevens, tenzij jouw privacybelang zwaarder weegt. Daarom voeren wij bijvoorbeeld soms onderzoeken uit in het publieke domein waarbij persoonsgegevens verwerkt worden, voeren wij studententevredenheidonderzoeken uit en houden wij jouw gebruik van de website bij.

Toestemming: Als de verwerking van persoonsgegevens niet onder één van de eerdergenoemde grondslagen valt, zullen wij jouw toestemming vragen om bepaalde persoonsgegevens te verwerken. Een voorbeeld van een situatie waarvoor wij toestemming kunnen vragen is het verstrekken van jouw persoonsgegevens aan de verzekeraar en aan een universiteit in het buitenland, in het kader van een uitwisselingsproject. Je kunt jouw toestemming altijd intrekken.

5. Aan wie verstrekt de UvA persoonsgegevens?

Om jou van dienst te kunnen zijn en om onze werkzaamheden uit te voeren, schakelen wij andere partijen in om namens ons persoonsgegevens te verwerken. Derden die wij inschakelen zijn bijvoorbeeld tevredenheidsonderzoekers, verzekeraars, accountants, incassobureaus en bedrijfsrecherche. Voor sommige doorgiften moeten wij jouw toestemming vragen. Soms zijn wij wettelijk verplicht of dwingt een rechter ons om persoonsgegevens te verstrekken aan bijvoorbeeld de Belastingdienst, de politie of de toezichthouder.

Als wij persoonsgegevens laten verwerken door een derde partij en wij de zeggenschap hebben en behouden over de verwerking, sluiten wij met deze zogenaamde verwerkers een schriftelijke verwerkersovereenkomst. Hierin maken wij afspraken over onder meer het doel, de duur en de omvang van de verwerking, de bewaartermijnen en de beveiligingsmaatregelen van de persoonsgegevens. Een verwerker, in de zin van de AVG, kan bijvoorbeeld een partij zijn die bepaalde IT-werkzaamheden voor ons verricht of een financiële dienst die betalingen faciliteert.

6. Verwerken van persoonsgegevens buiten de EU

De UvA probeert jouw gegevens alleen binnen de Europese Unie (‘EU’) te verwerken door jouw gegevens zoveel mogelijk op een server in de EU op te slaan. Soms is dat niet mogelijk, bijvoorbeeld als we na toestemming gegevens doorgeven aan een universiteit buiten de EU.

Als wij verwerkers inschakelen, eisen wij dat zij persoonsgegevens op servers in de EU opslaan. Voor zover dat niet mogelijk is, nemen wij de nodige maatregelen om een passend beschermingsniveau te bieden voor de bescherming van jouw persoonsgegevens.

7. Jouw rechten ten aanzien van persoonsgegevens

Als wij jouw persoonsgegevens verwerken, heb je onder omstandigheden het recht om deze in te zien, te laten corrigeren verwijderen of beperken. Ook kun je soms bezwaar maken of overdracht van jouw persoonsgegevens vragen. Om in dit kader een verzoek aan ons te doen kun je contact met ons opnemen via avg@uva.nl. Bij twijfel aan de identiteit, kunnen wij je vragen om je eerst te identificeren.

Inzage en correctie: indien jij wilt weten of wij jouw persoonsgegevens verwerken of jouw persoonsgegevens wilt aanpassen, dan kun je contact met ons opnemen.

Verwijderen: de AVG biedt onder omstandigheden de mogelijkheid aan om persoonsgegevens te laten wissen. Wij beoordelen of een dergelijk verzoek uit te voeren is. In sommige gevallen moeten wij namelijk jouw persoonsgegevens bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke verplichting, het faciliteren van onderwijs of om er (eenmalig) voor te zorgen dat je geen berichten meer van ons ontvangt.

Beperken: je kunt contact opnemen met ons met een verzoek om de verwerking van jouw persoonsgegevens te beperken als jij vindt dat jouw persoonsgegevens onjuist zijn, de verwerking daarvan onrechtmatig is, jij deze nodig hebt voor een rechtsvordering of je bezwaar hebt gemaakt tegen de verwerking daarvan.

Bezwaar: Als wij jouw persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, dan kun je vanwege jouw specifieke redenen bezwaar maken tegen verder gebruik van jouw persoonsgegevens.

Bezwaar tegen berichtgeving: Indien je niet langer berichten van ons wilt ontvangen via e-mail of andersoortige elektronische berichten, dan kun je je daarvoor afmelden door op de uitschrijflink te klikken in een ontvangen e-mailbericht. Je kunt je ook afmelden door contact op te nemen met ons.

8. Hoe beveiligen wij jouw persoonsgegevens?

Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om het verlies van persoonsgegevens of onrechtmatige verwerking te voorkomen. Zo kunnen jouw persoonsgegevens alleen worden ingezien door medewerkers die daar op basis van hun functie toe bevoegd zijn.

9. Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?

Wij bewaren jouw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor wij jouw persoonsgegevens gebruiken. Sommige gegevens moeten wij op grond van de wet voor een bepaalde tijd bewaren.

Het kan zo zijn dat wij – na uitschrijving voor je studie - bepaalde persoonsgegevens moeten bewaren voor onze administratie of vanwege een wettelijke verplichting. Waar dat kan, zullen wij jouw persoonsgegevens zoveel mogelijk pseudonimiseren of anonimiseren.

10. Vragen of klachten?

Als je vragen hebt over de manier waarop wij jouw persoonsgegevens verwerken, dan kun je ons dat laten weten via avg@uva.nl. Wij helpen je graag verder.

Wanneer je van mening bent dat jouw persoonsgegevens in strijd met de AVG worden verwerkt, kun je via fg@uva.nl een klacht indienen bij de FG. De FG is de schakel tussen de UvA en de externe toezichthouder (de Autoriteit Persoonsgegevens). De FG handelt onafhankelijk en kan over jouw klacht overleg plegen of advies inwinnen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Wanneer je het niet eens bent met de klachtenbehandeling door de FG, kun je rechtstreeks een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. De Autoriteit Persoonsgegevens behandelt de klacht of het verzoek en neemt hierover een besluit.

Gepubliceerd door  Universiteit van Amsterdam

25 mei 2018